Überlastungsanzeige: 5 Aspekte für Beamte & Vorgesetzte

In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Überlastungsanzeige, die Beamtinnen und Beamte gegenüber ihren Vorgesetzten stellen können sowie, was man als Beamter und als Vorgesetzter bei Anzeige einer Überlasung beachten sollte.

Überlastungsanzeige bei Beamten

Eine Überlastungsanzeige ist eine Erklärung, die von einem Beamten oder einer Beamtin an dessen Vorgesetzten oder Behördenleitung gerichtet ist, um auf eine übermäßige Arbeitsbelastung hinzuweisen. Die Überlastungsanzeige wird typischerweise von einem Beamten eingereicht, wenn er der Ansicht ist, dass er aufgrund der Menge und des Umfangs an zugewiesenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht in der Lage ist, seine Arbeit effektiv, effizient und rechtssicher auszuführen.

Sie kann verschiedene Formen annehmen, je nach den spezifischen Umständen, unter denen sie eingereicht wird. In der Regel umfasst eine Überlastungsanzeige eine detaillierte Beschreibung der Art der Arbeit, die der Beamte ausführen muss, sowie der Zeit- und Ressourcenanforderungen, die damit verbunden sind. Der Beamte kann auch angeben, wie lange er bereits unter einer übermäßigen Arbeitsbelastung leidet und welche Auswirkungen dies auf seine Gesundheit und sein Wohlbefinden hat.

Die Einreichung einer Überlastungsanzeige gibt dem Beamten die Möglichkeit, seine Bedenken in Bezug auf seine Arbeitsbelastung zu äußern und gemeinsam mit seinen Vorgesetzten oder Arbeitgebern nach Lösungen zu suchen, um die Situation zu verbessern. Diese Lösungen können beispielsweise die Umverteilung von Aufgaben, die Bereitstellung zusätzlicher Mitarbeiter, Schulungen und Ressourcen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse umfassen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Überlastungsanzeige nicht als Beschwerde oder Kritik am Arbeitgeber oder Vorgesetzten aufgefasst werden sollte, sondern als Chance zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen für den betroffenen Beamten und letztendlich auch für die Organisation insgesamt.

Der Vorgesetzte ist außerdem dazu verpflichtet auf eine Überlastungsanzeige zu reagieren, da man ihm ansonsten Verletzung seiner Fürsorgepflichten vorwerfen kann.

Inhalte einer effektiven Überlastungsanzeige

Damit eine Überlastungsanzeige klar und nachvollziehbar ist, sollten folgende Aspekte enthalten sein:

• eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben, die die dem Beamten zugeteilt sind,
• welche Zusatzbelastungen und Aufgaben aktuell bestehen,
• wie sich dies auf die Arbeitsqualität auswirkt,
• Ressourcen, die gebunden werden, um die anfallende Arbeit zu erledigen (Zeit, Mitartbeiter etc.)
• bereits getroffene Maßnahmen, um der „Lage wieder Herr zu werden“,
• gesundheitliche Auswirkungen der Belastungssituation, sowie
• Maßnahmenvorschläge, die seitens der Behördenleitung ergriffen werden könnten, um Abhilfe zu schaffen.

Detaillierte Aufgabenbeschreibung

Beschreibe deine Arbeit genau, einschließlich der wichtigsten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben, die mit deinen Tätigkeiten verbunden sind. Je präziser du dabei bist, desto besser können deine Vorgesetzten die tatsächliche Belastung nachvollziehen. Beschreibe die Art und den Umfang der Aufgaben, die du regelmäßig ausführst, und weise darauf hin, wie oft zusätzliche oder spontane Aufgaben hinzukommen, die den Arbeitsaufwand erhöhen. Belege dies auch mit Beispielen aus der jüngsten Vergangenheit.

Einfluss der Belastung auf die Arbeitsqualität

Erkläre in deiner Überlastungsanzeige, wie die übermäßige Arbeitsbelastung die Qualität deiner Arbeit beeinträchtigt und welche Risiken dies möglicherweise für die Organisation darstellt. Dies können zum Beispiel rechtliche Fehler oder auch finanzielle Einbußen sein, wenn du mit Geldern arbeitest.

Gib an, welche Aufgaben du aufgrund von Zeitmangel möglicherweise nicht so gründlich bearbeiten kannst, wie es erforderlich wäre. Zum Beispiel, dass manche Anträge nur noch im Eilverfahren geprüft werden können. Ein realistisches Bild der Konsequenzen – etwa Fehleranfälligkeit oder Rückstände – zeigt deinen Vorgesetzten, wie wichtig eine Entlastung wäre, um sowohl die Arbeitsqualität als auch die Effizienz und eine rechtliche einwandfreie Sachbearbeitung aufrechtzuerhalten.

Ressourcenbedarf mitteilen

Nenne die zusätzlichen Ressourcen, die du benötigst, um deine Arbeit adäquat zu erledigen, wie beispielsweise zusätzliches Personal, Budget oder spezielle Ausrüstung. Erläutere konkret, welche Art von Unterstützung dir helfen könnte, und wie diese Ressourcen dazu beitragen würden, die Qualität und Effizienz deiner Arbeit zu steigern. Dies kann auch den Bedarf an gezielten Weiterbildungen umfassen, um bestimmte Aufgaben leichter bewältigen zu können.

Bereits unternommene Maßnahmen

Liste alle Schritte auf, die du bereits unternommen hast, um deine Arbeitsbelastung zu bewältigen. Dies könnte die Suche nach Unterstützung von Kollegen oder Vorgesetzten umfassen. Erkläre, ob und wie du versucht hast, selbst Struktur in die Problematik zu bringen. Zeige auf, dass du aktiv Verantwortung übernommen hast und dass weitere Maßnahmen erforderlich sind die außerhalb deiner Verantwortung liegen.

Gesundheitliche Auswirkungen

Erläutere in der Überlastungsanzeige auch, wie sich die aktuelle Belastung auf dein Wohlbefinden, deine Gesundheit und deine Arbeitszufriedenheit auswirkt. Diese Angabe unterstreicht die Dringlichkeit, und je nach Art und Dauer der Belastung kannst du körperliche oder psychische Auswirkungen benennen, wie etwa Schlafstörungen. Solche Informationen verdeutlichen, dass die Überlastung langfristige Folgen haben könnte.

Lösungsvorschläge unterbreiten

Schlage konkrete Maßnahmen zur Reduktion deiner Arbeitsbelastung vor, etwa durch Umverteilung von Aufgaben, Hinzuziehung weiterer Mitarbeiter oder Verbesserung von Arbeitsprozessen. Mache realistische und umsetzbare Vorschläge, wie die Arbeitsverteilung verändert werden könnte, und beschreibe, wie diese Maßnahmen dir helfen könnten, effektiver zu arbeiten. Dein Ziel sollte es sein, praktische Ansätze anzubieten, die deine Arbeitslast verringern, ohne dass die Abteilung darunter leidet.

Bitte um Unterstützung, nicht um „Hilfe“

Bitte um die Unterstützung und Zusammenarbeit deines Vorgesetzten, um gemeinsam eine Lösung zu finden und deine Arbeitsbedingungen zu verbessern. Ein konstruktives Gespräch sollte der erste Schritt zu einem nachhaltig besseren Arbeitsklima sein. Betone, dass es dein Anliegen ist, deine Aufgaben gewissenhaft und rechtssicher zu erfüllen.

Reaktion der Vorgesetzten auf eine Überlastungsanzeige

Vorgesetzte müssen auf eine Überlastungsanzeige eines Beamten reagieren und sollten eine diese auf jeden Fall ernst nehmen.

Unsere Tipps für Vorgesetzte, die eine Überlastungsanzeige eines Beamten bearbeiten:

Überlastungsanzeigen ernst nehmen

Zeige dem Beamten, dass du seine Überlastungsanzeige ernst nimmst und seine Bedenken verstehst. Durch aktives Zuhören im Gespräch und gezielte Nachfragen signalisierst du deinem Mitarbeiter, dass seine Anliegen nicht nur gehört, sondern auch gewürdigt werden. Dies schafft Vertrauen und ermöglicht eine offene Gesprächsbasis, um die Überlastung konstruktiv zu lösen.

Prüfung der Arbeitsbelastung

Untersuche die Arbeitsbelastung des Beamten im Detail und identifiziere die Ursachen für seine Überlastung. Kläre, ob er oder sie über die nötigen Ressourcen verfügt, um seine Arbeit zufriedenstellend zu erledigen. Eine genaue Analyse zeigt, ob das Problem kurzfristig lösbar ist oder eine umfassendere Umstrukturierung notwendig wäre.

Lösungen erarbeiten

Setze dich gemeinsam mit dem Beamten zusammen, um mögliche Lösungen zur Entlastung zu besprechen. Stelle sicher, dass seine Anliegen gehört werden und seine Bedürfnisse berücksichtigt werden. Finde heraus, ob es bestimmte Aufgaben gibt, die er als besonders belastend empfindet, und ob diese anders verteilt oder priorisiert werden könnten. So entstehen Lösungen, die sowohl die Belastung reduzieren als auch die Effizienz verbessern können.

Prioritäten setzen

Lege gemeinsam mit dem Beamten fest, welche Aufgaben vorrangig erledigt werden müssen. Erwäge, ob bestimmte Aufgaben delegiert oder aufgeteilt werden können, um die Belastung zu verringern. Eine klare Prioritätensetzung gibt Orientierung und vermeidet unnötigen Druck durch weniger dringende, aber gleichsam überfordernde Aufgaben.

Unterstützung anbieten

Schlage dem Beamten Hilfsmittel zur Bewältigung seiner Aufgaben vor, wie Schulungen oder Coaching. Überprüfe regelmäßig seine Arbeitsbelastung und erkundige dich nach dem Fortschritt der vereinbarten Maßnahmen. Dies zeigt, dass die Unterstützung langfristig angelegt ist und du als Vorgesetzter an einer nachhaltigen Entlastung des Beamten interessiert bist.

Präventive Maßnahmen zur Vermeidung von Überlastungsanzeigen

Um Überlastung und somit auch Überlastungsanzeigen vorzubeugen, können Vorgesetzte und auch die Beamten selbst verschiedene Maßnahmen ergreifen:

Faire Aufgabenverteilung

Prüfe, welche Aufgaben wie unter den Teammitgliedern aufgeteilt werden können. Eine faire Verteilung der Aufgaben im Team trägt dazu bei, Überlastungen zu vermeiden und sorgt dafür, dass jeder entsprechend seiner Kompetenzen eingesetzt wird.

Klare Prioritätensetzung

Innerhalb jedes Resorts muss klar sein, welche Aufgaben Priorität haben. So weiß jeder, was wann zu tun ist und schützt sich selbst gleichzeitig davor, sich mit weniger wichtigen Aufgaben zu lange aufzuhalten.

Ressourcenbereitstellung

Um Überlastungsanzeigen von Beamten zu vermeiden ist es essentiell, dass ausreichend Ressourcen wie Personal, Technologie, Budget und Ausstattung vorhanden sind.

Flexibilität ermöglichen

Flexible Arbeitszeiten oder die Möglichkeit zum Homeoffice, wenn dies machbar ist, sind bestens geeignet um die Zufriedenheit von Beamtinnen und Beamten zu erhöhen. Es signalisiert auch Vertrauen in die Zuverlässigkeit und trägt so zu einer höheren Verbundenheit zur Organisation bei. Solche eine Flexibilität gibt Mitarbeitern die Chance, ihren Arbeitsalltag individueller zu gestalten und Arbeit und Erholung besser in Einklang zu bringen.

Schulungen & Weiterbildungen

Schulungen oder Weiterbildungen für die Beamtinnen und Beamten zur Verfügung, um Fähigkeiten und Resilienz zu stärken, kann ebenfalls ein geeignetes Mittel sein, um Überlastungsanzeigen zu vermeiden.

Coaching für Beamte

Coaching-Einheiten mit können auch bei Beamtinnen und Beamten dazu beitragen, dass diese ihre Arbeitsbelastung anders wahrnehmen und den Fokus auf Prioritäten legen.

Mit hoher Arbeitsbelastung umzugehen ist oftmals keine Frage des reinen Arbeit, sondern der persönlichen Wahrnehmung und Einschätzung der Belastung.

Coaching kann hier ein effektives Mittel zur Bewältigung darstellen.

Weitere Schritte bei Nichtbeachtung der Überlastungsanzeige

Falls die Überlastungsanzeige ignoriert wird oder keine Veränderung eintritt, kann man als Beamter und Beamtin folgende Schritte erwägen:

Erneute Kontaktaufnahme

Suche nochmals das Gespräch mit deinem Vorgesetzten, um die bestehende Überlastung anzusprechen und auf die fehlenden Verbesserungen hinzuweisen. Versuche deutlich zu machen, dass sich die Situation nicht verbessert hat und dass eine weitere Klärung dringend notwendig ist.

Beschwerde beim Personalrat

Wenn das Gespräch nicht erfolgreich ist, wende dich an den Personalrat, der deine Interessen vertritt und in Konfliktsituationen vermitteln kann. Der Personalrat hat die Möglichkeit, neutral und unterstützend einzugreifen und zu einer Lösung beizutragen.

Schwerbehindertenvertretung einschalten

Falls du eine Schwerbehinderung hast, ziehe die Schwerbehindertenvertretung hinzu, die dich in dieser Situation unterstützen kann. Gerade in belastenden Situationen ist es wichtig, alle möglichen Unterstützungen in Anspruch zu nehmen.

An den nächsthöheren Vorgesetzten wenden (Remonstration)

Informiere den nächsthöheren Vorgesetzten über deine Überlastungsanzeige, sofern die bisherigen Maßnahmen zu keinem Ergebnis geführt haben. Das Prinzip der Remonstration, das ursprünglich bei rechtlichen Bedenken Anwendung findet, kann auch bei einer Überlastungsanzeige helfen, wenn keine Fürsorge erfolgt.

Rechtsbeistand einholen

Wenn du das Gefühl hast, dass deine Rechte verletzt werden, kannst du einen Anwalt hinzuziehen, der dich bei der Durchsetzung deiner Ansprüche unterstützt. Dieser Schritt mag weitreichend erscheinen, stellt aber sicher, dass deine Rechte gewahrt werden und du eine faire Behandlung erhältst.

Mit diesen Schritten setzt du klare Signale, dass du an einer nachhaltigen Lösung interessiert bist und bereit bist, deine Rechte geltend zu machen, falls deine Überlastung weiterhin unbeachtet bleibt.

Wenn die Belastung zu groß wird

Besonders in den letzten Jahren ist die Mehrbelastung im Bereich des öffentlichen Dienstes immer größer geworden, was sich auch an der Zahl der gestellten Überlastungsanzeigen messen lässt. Leider werden diese Zahlen meist nicht veröffentlicht. Doch die Anzahl der Anfragen, die uns erreichen, ist groß.

Besonders von Beamtinnen und Beamten, die mittlerweile darüber nachdenken, einen Entlassungantrag zu stellen.

Wenn auch du über diesen nächsten Schritt nachdenkst, dann ist unser Ratgeber & Leitfaden für dich das Mittel der Wahl, bevor du eine möglicherweise fatale Entscheidung triffst: